இன்றைய நவீன காலத்தில் பலரும் சாதாரண போட்டோ முதல் முக்கியமான ஆவணங்கள் வரை அனைத்தையும் இணையத்தின் மூலமாகவே பகிர்ந்து வருகின்றனர்.
இந்நிலையில் அரசு மற்றும் அலுவலகம் சம்மந்தப்பட்ட ரகசியமான ஆவணங்கள் அல்லது தகவல்களை இணையத்தில் பகிர்வது தொடர்பாக தகவல் மற்றும் ஒளிபரப்பு அமைச்சகம் அனைத்து அதிகாரிகளுக்கும் ஒரு ஆலோசனையை வழங்கியுள்ளது.
அதன்படி கமர்ஷியல் AES 256-பிட் என்க்ரிப்டட் செய்யப்பட்ட நெட்வொர்க்குகள் மூலம் முக்கியமான ஆவணங்களை இணையத்தில் பகிருமாறு தகவல் மற்றும் ஒளிபரப்பு அமைச்சகம் கோரியுள்ளது.
இத்தகைய ரகசிய ஆவணங்களைப் பகிர்வதற்காக பலரும் வாட்ஸ்அப் மற்றும் டெலிகிராம் போன்ற மெசேஜிங் செயலிகளையே அதிகளவில் பயன்படுத்துகின்றனர்.
ஆனால் இவை துறைசார் பாதுகாப்பு அறிவுறுத்தல்கள் மற்றும் தேசிய பாதுகாப்புக் கொள்கை அறிவுறுத்தி இருக்கும் வழிகாட்டு நெறிமுறைகளை மீறுவதாக அமைகிறது.
மேலும் ரகசியமான தகவல்களை அனுப்ப அரசாங்கத்தின் மின்னஞ்சல் (NIC) அல்லது அரசாங்கத்தின் மெசேஜிங் செயலிகளை பயன்படுத்தி அனுப்பலாம் என்று பரிந்துரைக்கிறது.
ஈ-அலுவலக அமைப்பில் முறையான ஃபயர்வால்கள் மற்றும் ஐபி முகவரிகளை வரிசைப்படுத்த வேண்டும்.
மிக முக்கியமான தகவல்கள் ஈ-அலுவலக அமைப்பில் லைன் மூடிய நெட்வொர்க் மற்றும் SAG தர என்க்ரிப்ட் செயல்முறையின் மூலம் பகிரப்படும். வீடியோக்களாக அனுப்ப அரசங்கத்தின் அனுமதியோடு இயங்கும் சிடிஏசி, சிடிஓடி மற்றும் என்ஐசி போன்றவற்றை பயன்படுத்தலாம்.
இதன் ஐடி மற்றும் பாஸ்வேர்டை அங்கீகரிக்கப்பட்ட நபர்களுடன் மட்டுமே பகிர்ந்துகொள்ள வேண்டும்.
டிஜிட்டல் அசிஸ்டன்ட் சாதனங்களான அமேசானின் எக்கோ, ஆப்பிளின் ஹோம் பாட், கூகுள் ஹோம் போன்றவற்றை அலுவலகத்தில் வைத்துக்கொள்ள முடியாது.
அலெக்சா மற்றும் சிரி போன்றவற்றை ஊழியர்கள் பயன்படுத்தும் ஸ்மார்ட்போன்கள், வாட்ச்கள் போன்றவற்றில் ஆஃப் செய்து வைத்திருக்க வேண்டும்.
மேலும் முக்கியமான விஷயங்கள் குறித்து அலுவலகத்தில் கலந்தாலோசிக்கும்போது ஊழியர்கள் ஸ்மார்ட்போன்களை ஆலோசனை நடைபெறும் அறைக்கு வெளியே விட்டுவிட்டு வர வேண்டும் என்று அறிவுறுத்தப்பட்டு உள்ளது.